Với sự gia tăng của nguồn nhân lực nước ngoài và nhu cầu duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, việc gia hạn Giấy phép lao động cho người nước ngoài là một thủ tục hành chính bắt buộc và mang tính thời điểm quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để hỗ trợ các doanh nghiệp và người lao động, Hello Law cung cấp bài viết “Thủ tục gia hạn Giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2025” nhằm hướng dẫn chi tiết về các loại giấy tờ cần thiết, quy trình thực hiện và giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
1. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động gồm các giấy tờ sau:
- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp sẽ được sử dụng nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau
- Thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
- 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài (trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động), là một trong các giấy tờ sau:
- Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết;
- Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam;
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc;
- Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý.
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
2. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Việc gia hạn giấy phép lao động sẽ do người sử dụng lao động thực hiện. Điều 28 Nghị định 219/2025 quy định cụ thể thủ tục này được tiến hành như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Thời hạn nộp: trong thời gian 5 – 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động.
- Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
- Phương thức nộp:
- Nộp trực tiếp;
- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích;
- Thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền.
Bước 2: Chuyển hồ sơ
Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.
Bước 3: Nhận giấy phép lao động đã được gia hạn
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
- Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Lưu ý: Đối với người lao động nước ngoài thực hiện hợp đồng lao động, thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam:
- Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
- Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó.
3. Thời hạn có hiệu lực của giấy phép được gia hạn?
Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 (một) lần với thời hạn tối đa là 02 năm và theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam;
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam;
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.
Trên đây là bài viết của Hello Law về “Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2025”. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn chuyên sâu về thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội và các tỉnh thành khác, vui lòng liên hệ Hello Law qua các kênh thông tin sau để được hỗ trợ:
Trang web: https://hellolaw.vn/
Email: hellolawvn@gmail.com
Hello Law rất hân hạnh được phục vụ và đồng hành cùng Quý khách hàng!
