Việc sử dụng và quản lý đất đai ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi người dân cần chuyển đổi các loại giấy tờ cũ sang mới theo mẫu thống nhất của Bộ Tài nguyên và Môi trường, trong đó có sổ đỏ. Để giúp người dân thực hiện thủ tục này một cách dễ dàng và nhanh chóng, Hello Law cung cấp bài viết “Trình tự, thủ tục đổi Sổ đỏ cũ sang Sổ đỏ mới” nhằm hướng dẫn chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị và các bước thực hiện việc chuyển đổi sổ đỏ cũ sang sổ đỏ mới tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

1. Trình tự thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ đỏ mới

Quyết định 3380/QĐ-BNNMT năm 2025 được Bộ Nông nghiệp môi trường ban hành và có hiệu lực từ ngày 25/08/2025. Theo đó, thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ đỏ mới từ ngày 25/08/2025 được quy định như sau:

Bước 1: Người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ đến một trong các địa điểm sau đây trên địa bàn cấp tỉnh:

• Trung tâm Phục vụ hành chính công
• Văn phòng đăng ký đất đai
• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Cách thức nộp: người yêu cầu đăng ký được lựa chọn:

• Nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu
• Nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực;
• Trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến thì hồ sơ nộp phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực.
• Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa các loại giấy tờ thì khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện:

• Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.

• Trường hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 3: Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện:

• Đối với trường hợp cấp đổi sổ đỏ để ghi cả họ, tên vợ và họ, tên chồng thì khai thác, sử dụng thông tin về tình trạng hôn nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trường hợp không khai thác được thông tin về tình trạng hôn nhân thì hướng dẫn người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp bản sao giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ khác về tình trạng hôn nhân.

• Đối với trường hợp vị trí thửa đất trên sổ đỏ đã cấp không chính xác so với vị trí thực tế sử dụng đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận thì thực hiện kiểm tra thực địa và đối chiếu với hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đã cấp để xác định đúng vị trí thửa đất.
• Đối với trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích của thửa đất thì kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo bản đồ địa chính.
• Đối với trường hợp sổ đỏ đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc chưa sử dụng trích đo bản đồ địa chính thửa đất và người sử dụng đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc thuộc trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, nếu chưa có bản đồ địa chính hoặc chi có bản đồ địa chính dạng giấy đã rách nát, hư hỏng thì trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất.
• Đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật thì gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai theo Mẫu số 19 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 226/2025/NĐ-CP đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính.
• Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
• Cấp Giấy chứng nhận; trao Giấy chứng nhận hoặc gửi cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người được cấp.

Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận đã cấp do đo đạc lập bản đồ địa chính mà bên nhận thế chấp đang giữ Giấy chứng nhận thì thông báo danh sách các trường hợp làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận cho bên nhận thế chấp; xác nhận việc đăng ký thế chấp vào Giấy chứng nhận được cấp.

Việc trao Giấy chứng nhận được thực hiện đồng thời giữa ba bên gồm Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất và bên nhận thế chấp; người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất ký, nhận Giấy chứng nhận mới từ Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để trao cho bên nhận thế chấp; bên nhận thế chấp có trách nhiệm nộp Giấy chứng nhận cũ đang thế chấp cho Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để quản lý.

2. Cách thức thực hiện:

• Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
• Nộp thông qua dịch vụ bưu chính.
• Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.
• Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

Thành phần hồ sơ:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

Trường hợp hộ gia đình có yêu cầu ghi đầy đủ tên thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình thì trong Đơn đăng ký phải thể hiện thông tin các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình.

• Giấy chứng nhận đã cấp.
• Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất đối với trường hợp trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi hoặc trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận mà người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích của thửa đất.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Trên đây là giải đáp của Hello Law về Trình tự thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ đỏ mới. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn chuyên sâu về các vấn đề liên quan đến sổ đỏ, đất đai hoặc các vấn đề pháp lý khác tại Hà Nội và các tỉnh thành khác, vui lòng liên hệ Hello Law qua các kênh thông tin sau để được hỗ trợ:

Trang web: https://hellolaw.vn/

Email: hellolawvn@gmail.com

Hello Law rất hân hạnh được phục vụ và đồng hành cùng Quý khách hàng!