Câu trả lời chắc chắn là KHÔNG, nhưng thực tế là nhiều luật sư đã và đang đưa cho nhân viên mới của họ một cuốn sổ tay hướng dẫn nhân viên, yêu cầu họ đọc và ký tên vào đó, và gọi đó là sự nhập môn.
Vấn đề với nhân viên mới là…
Bạn đã từng trải qua bất kỳ tình huống nào trong số những tình huống này trong công ty luật của bạn chưa? Bạn thuê một luật sư mới, trợ lý pháp lý, lễ tân hoặc thậm chí là cộng sự chỉ để phát hiện ra rằng nhân viên mới của bạn:
- Cần bạn hướng dẫn cách soạn thảo tài liệu
- Hỏi bạn 20 triệu câu hỏi mỗi ngày
- Cần thời gian nghỉ ngay lập tức
- Không biết cách tương tác với khách hàng
- Yêu cầu tăng lương sau một thời gian ngắn
- Không chú tâm trong công việc
- Đang làm “nghề tay trái” ngay tại văn phòng
- Mất đến 2 tiếng để ăn trưa
- Không báo cáo cho bạn về những thay đổi trên lịch làm việc
- Thường xuyên xin phép bạn đi sớm hoặc đến muộn
- Không hiểu công nghệ
- Không chủ động.
Nếu câu trả lời của bạn là “Có” với một hoặc nhiều vấn đề trong số những vấn đề trên, thì bạn không hề đơn độc. Rất nhiều luật sư cá nhân và công ty luật nhỏ đang đối mặt với những loại vấn đề này với nhân viên của họ. Thật đáng giận và lo ngại khi những người bạn thuê để giúp bạn lo liệu thủ tục pháp lý lại không hề hữu ích.
Bạn thấy mình đang phải quản lý chi tiết công việc của họ, phải kiểm tra lại hai ba lần địa chỉ và số điện thoại của họ khi cần liên lạc, và trầm trọng hơn là bạn không thể tìm thấy bất kỳ sự hỗ trợ tốt nào từ họ. Bạn cảm thấy thất vọng và bắt đầu nghĩ rằng nhân viên sẽ lợi dụng bạn khi có cơ hội. Đó là những gì khách hàng của tôi nói với tôi.
Vấn đề là, trường luật đã không trang bị đủ cho bạn để điều hành một doanh nghiệp hay để lãnh đạo một nhóm. Bạn đã không được học các kỹ năng cần thiết để tạo ra một doanh nghiệp bền vững hoặc đưa nhân viên mới thật sự hoà nhập vào doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn chắc chắn không đơn độc. Các luật sư cảm thấy ý tưởng trở thành ông chủ là điều khó khăn và rất nhiều người bỏ qua nó, họ chỉ muốn là “những người luật sư hành nghề với tư cách cá nhân”.
Sự thật là, nếu không có một đội ngũ thông minh, chu đáo, đáng tin cậy, lượng khách hàng của bạn có thể chỉ tăng nhẹ, thu nhập của bạn sẽ ổn định nhưng bạn có khả năng kiệt sức vì cố gắng xử lý tất cả mọi việc. Bạn có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?
Học cách xây dựng quá trình nhập môn cho nhân viên mới (onboarding) và bạn có thể phát triển một quy trình riêng phù hợp với công ty của mình.
10 niềm tin bạn phải có để “onboarding” thành công
“Onboarding” là cả một quá trình và là một triết lý. Người lãnh đạo công ty luật (chính là bạn) phải có niềm tin vững chắc rằng thời gian, tiền bạc và năng lượng đầu tư vào quá trình “onboarding”– quá trình giúp nhân viên mới làm quen với văn hoá doanh nghiệp, công việc và vị trí mới là một khoản đầu tư có giá trị trong tương lai của công ty. Cụ thể, bạn phải tin rằng:
- Sự cộng tác là một công cụ quan trọng
- Tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp là một dấu hiệu của sức mạnh, không phải là dấu hiệu của sự yếu kém
- Giao tiếp tốt là điều cần thiết
- Khả năng lãnh đạo là dẫn dắt bằng tầm ảnh hưởng, không phải bằng sự kiểm soát.
- Tất cả mọi người đều muốn làm tốt công việc của mình
- Cách xử lý sai lầm tốt nhất là giải quyết vấn đề, không phải bằng cách đổ lỗi
- Những thành viên khác trong công ty cũng có đủ khả năng đánh giá năng lực người mới
- Những quan điểm đóng góp của các thành viên đều có giá trị và cần được tham khảo
- Trí tuệ cảm xúc (EI) là một kỹ năng cốt lõi
- Bạn là một phần của nhóm, không phải ở trên hay tách rời.
Bạn đã từng nghe câu tục ngữ “Cá thối từ ruột” chưa? (cụm từ này nghĩa là thượng bất chính, hạ tắc loạn; sự thất bại của một tổ chức, tập đoàn thường lỗi lớn thuộc về cấp lãnh đạo) Khi bạn dùng đúng thái độ và kỹ năng phù hợp trong quá trình “onboarding”, thì nhân viên của bạn cũng sẽ mang lại cho bạn cảm giác rằng họ cũng đang gắn bó và tận tâm với quy trình.
Onboarding là gì?
“Tôi thậm chí còn không biết có một thứ gọi là quá trình nhập môn cho nhân viên mới (onboarding). Nó là gì vậy?”
Tôi nghe điều đó rất nhiều từ các luật sư, những người chỉ mới bắt đầu thuê nhân viên hoặc các luật sư có vấn đề với nhân viên. Đó là điều hết sức bình thường bởi vì hầu hết chúng ta đều không có kinh nghiệm “onboarding” hoặc có khá ít.
Trên thực tế, một số luật sư tin rằng việc cung cấp cho nhân viên mới sổ tay hướng dẫn nhân viên là tất cả những gì cần thiết. (Và các luật sư cũng thường hay thắc mắc rằng bằng cách nào mà những nhân viên tồi đã tìm thấy công ty của họ.)
Tuyển dụng (Hiring) và Quá trình nhập môn cho nhân viên mới (Onboarding) là hai mặt của một vấn đề
Tuyển dụng (Hiring) --> Phỏng vấn --> Thư mời làm việc
Bắt đầu giới thiệu quá trình nhập môn (Onboarding) --> Định hướng--> Nhập môn trong Thời gian thử việc --> Đánh giá phần thể hiện của nhân viên mới
Onboarding là một quá trình liên tục giúp nhân viên của bạn hiểu công việc họ cần làm và hiểu về công ty luật của bạn. Tôi cũng cho rằng Onboarding là một cách rất hữu ích để bạn giới thiệu công ty của mình, bao gồm cả văn hóa và các đoàn thể trong công ty.
Hãy tưởng tượng nhé: Bạn gặp một người bạn mới và cô ấy mời bạn đến nhà chơi. Cô ấy chào đón bạn rất nồng nhiệt ở cửa và mời bạn vào trong nhà tham quan. Bạn cảm thấy khát và hỏi xin cô ấy cốc nước, cô ấy liền trả lời: “Bạn cứ tự nhiên như ở nhà mình nhé. Hãy lấy ly và nước ở trong bếp”. Tất nhiên, bạn biết ly đặt trong nhà bếp, nhưng cụ thể là vị trí nào? Bạn được chủ nhà cho phép lục tủ để tìm ly, nhưng chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy lúng túng và tự hỏi liệu mình có đang làm đúng hay không.
Đó cũng chính là cảm giác của nhân viên mới của bạn khi bạn bỏ qua quá trình nhập môn- bỏ qua việc giới thiệu mọi thứ về công ty. Họ sẽ cảm thấy lúng túng, bối rối và sợ làm sai ngay ngày đầu.
Vậy nên, nhiệm vụ của bạn là chào đón người mới và dẫn dắt giới thiệu họ đến toàn thể nhân viên cũng như toàn bộ ngóc ngách trong công ty- càng chi tiết càng tốt!
Nguyên tắc 3C trong quá trình nhập môn (Onboarding)
Quá trình nhập môn là một quá trình dài và bạn cần thực hiện nó theo từng bước. Để xây dựng một tập thể biết quan tâm, đáng tin cậy, luôn tận tâm đồng hành cùng bạn để phát triển công ty, bạn phải cung cấp chọ họ sự kết nối (Connection), bối cảnh tổng quát (Context) và sự rõ ràng (Clarify).
Sự kết nối (Connection)
Mọi người thường mua hàng từ những người họ quen biết, họ thích và tin tưởng. Tương tự như vậy, các nhân viên cũng sẽ làm việc chăm chỉ hơn cho những ông chủ mà họ biết, họ yêu thương và tin cậy, vì vậy hãy cố gắng kết nối với những nhân viên mới nhé.
Bạn có thể kết nối bằng cách trò chuyện về những chủ đề phổ biến và khơi gợi để tìm các điểm yêu thích chung như là về ẩm thực hoặc môn thể thao nào đó. Theo khoa học thần kinh, chỉ cần có một cái tên bắt đầu bằng cùng một chữ cái cũng đã đủ để khơi gợi sự kết nối.
Bối cảnh tổng quát (Context)
Bạn đã bao giờ được yêu cầu làm điều gì đó mà bạn cho là vô nghĩa với bạn chưa? Tôi cá là bạn đã cảm thấy bị làm phiền và tự hỏi tại sao mình cần làm việc này. Nhân viên của bạn cũng vậy, họ cần hiểu là công việc của họ đóng góp như thế nào để hoàn thiện bức tranh tổng thể của công ty.
Theo tác giả Daniel F.Pink, động lực phát sinh từ bên trong (nội tại) cá nhân. Trong cuốn sách “Drive” của mình, ông đã nhấn mạnh rằng mục đích là một khía cạnh của động lực. Việc hiểu rõ được bức tranh tổng quát của công ty sẽ giúp nhân viên của bạn gắn bó và có động lực để cống hiến hết sức mình cho bạn.
Sự rõ ràng (Clarify).
Nhân viên của bạn không thể làm tốt công việc của mình khi suy nghĩ của họ bị rối loạn. Họ cần bạn giải thích rõ ràng về công việc của họ và đưa ra kỳ vọng của bạn. Sổ tay hướng dẫn nhân viên là hữu ích, nhưng một cuộc trò chuyện trao đổi thậm chí còn tốt hơn.
Nhân viên của bạn biết cách thực hiện công việc của họ, chỉ là họ không biết phải làm thế nào để làm theo cách bạn muốn. Đào tạo nhân viên bằng nhiều phương pháp giảng dạy khác nhau từ lời nói, văn bản đến video là thực sự cần thiết.
Bạn nhận được gì khi thực hiện quá trình Onboarding?
Lợi ích của bạn là gì khi bạn xây dựng chương trình nhập môn cho nhân viên mới? Câu trả lời là: Vô số kể.
Các nghiên cứu cho thấy 69% nhân viên được nhập môn đúng cách sẽ gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn (lên đến ba năm) và đạt tốc độ phát triển nhanh hơn 25%. Điều đó có nghĩa là nhân viên mới của bạn có thể tạo ra doanh thu cho bạn nhanh hơn. Doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển mạnh hơn.
Đồng thời, bạn sẽ làm việc ít hơn và bớt căng thẳng hơn khi bạn có một đội ngũ đồng hành đáng tin cậy. Tôi nghe một khách hàng nói rằng cô ấy đã có kỳ nghỉ chỉ trong hai tuần đầu tiên sau khi luật sư cao cấp nhất của cô ấy nghỉ việc, và để hai nhân viên mới của cô ấy trực tại văn phòng. Điều đáng ngạc nhiên là không hề có bất kì một cuộc điện thoại nào làm gián đoạn kỳ nghỉ của cô ấy, và khi trở lại công việc mọi thứ vẫn vận hành bình thường, theo một cách có tổ chức.
Nếu bạn đầu tư vào quá trình nhập môn cho nhân viên của mình, đồng nghĩa với việc bạn cũng đang đầu tư cho lợi ích của chính mình!
Dịch từ: Dina Eisenberg – Law Practice Today
